Ha még mindig azt hiszi, hogy a hagyományos sokszor jobb, akkor nagyon téved.

Minden cég életében eljön a pillanat, amikor fektetnie kell abba, hogy megfelelő technológiai, technikai és informatikai háttér álljon a vállalkozás mögött.

És itt nem egy erős gép- és járműparkot értünk, hanem azt, hogy olyan rendszereken keresztül folyjon a napi munka és az irányítás, amellyel rengeteg időt, és nem kevés pénzt spórol meg. Ehhez viszont előbb áldozni kell rá. Bemutatunk 10 lépést, amely biztosan meggyőzi, hogy nincs mit halogatni tovább. Ajánlások, tippek és szabályok, amelyeket jó, ha megfogad – a sikerért. Illetve buktatók, amelyek felhívják a figyelmet arra, mikor siklik félre egy új szoftver bevezetése.

1, Az elhatározás

Informatikai háttér nélküli cég manapság elképzelhetetlen. Egy nemzetközi cég addig nem is lesz nemzetközi. A kkv-knál nyilván más a helyzet: egy középvállalkozás már megtette azokat a lépéseket, amelyekkel szépen tud felfelé haladni. Egy középvállalkozás is sokáig tud a hagyományos, papír alapon működni, de az ideje véges. Manapság a kisvállalkozások nagyobb része is úgy indul, hogy megvan a megfelelő háttere. Akadnak azonban olyanok, akik továbbra is a hagyományosban, a „jól bevált”-ban bíznak. Ahhoz viszont, hogy hosszútávon sikeresek legyünk, és ne bukjunk bele mindjárt az elején, rengeteg tervezésre és kutatásra van szükség. A tervezés legfontosabb része az elhatározás, hogy sikeresek akarunk lenni. Ehhez szükség van a befektetésre, talán még az előtt, hogy a bevételünk elbírná.

Ha mégis előbb a biztos elindulás mellett dönt, legyen intő jel, ha az addig szépen érkező bevételek stagnálni kezdenek, a kiadások pedig nőnek. Egy jól optimalizált vállalatirányítási rendszer a kkv-k esetében könnyűszerrel felfedi akár az ilyesmi anomáliákat. Az egyedi igényekhez igazodó szoftverfejlesztés újabb lépés a siker felé, amit ITO6 módszertanunk használata garantál.

2, A megfelelő gyártó kiválasztása

Ha megtörtént az elhatározás, tehát megvan a cél, akkor már csak a megfelelő partnert kell megtalálni. A „csak” természetesen idézőjeles, hiszen a saját elhatározásunk mellett talán ez a legnehezebb döntés. A szoftverfejlesztés hangzatos szó, amelyet lassan mindenki hangoztat, aki az Office-nál picivel többet tud az informatikáról, de a sikerességünk egyik, ha nem a legfőbb buktatója lehet egy rosszul kiválasztott cég. Egy „készen kapott” vállaltirányítási rendszer egy kisvállalkozás működési modelljére alakítva nem biztos, hogy hatékonyan működik. A működési hatékonyság egyik részről sem megfelelő: egy nem jól optimalizált szoftverrel egy cég nem tud dolgozni, ahogy ha nincs megfelelő tudás és megfelelő ember, a szoftver sem tud hatékonyan működni. Ördögi kör, amelyből egy kiút van: ha olyan céget találunk, amely a mi igényeink szerint készíti vagy alakítja át meglévő szoftverét. Ezért érdemes utána nézni, melyik cég mire is használja a szoftverfejlesztés kifejezést.

3, Döntsük el, mire kell nekünk a szoftver, miben tudna segíteni

Átláthatatlan az aktahalom a titkárságon? Elfogytak az ABC betűivel felcímkézett fiókok? Hiányzik pár tétel a leltárból? Kinyomtatjuk az Excel táblát, ha statisztikát akarunk? Szoftverbevezetés szempontjából ezek alapkérdések, de számtalan egyéb oka lehet annak, amikor egy cégnél eljön az idő a váltásra. A saját kérdésünkre viszont pontosan tudnunk kell a választ, ha azt szeretnénk, a gyártótól is pontosan azt kapjuk. A kulcs a párbeszéd, hiszen bármennyire is profi egy cég, vakon ők sem tudnak csodát tenni.

4, Informálódjunk a választott gyártó referenciáiról, tapasztalatokról

Ha megtaláltuk a számunkra valószínűleg megfelelő céget, nézzük át alaposan a referenciamunkáit, érdeklődjünk másoknál, akikkel már együtt dolgoztak, kérjük ki a véleményüket az együttműködés egyszerűségéről és a kapott termék minőségéről. Korábbi megbízóktól ugyanis megtudhatjuk, mennyire lesz egyszerű a tervezés és kivitelezés, milyen esetleges problémák merültek fel a kommunikációban és az átállásban. Apró dolgoknak tűnnek, de később nagy jelentőségük lehet.

5, Kérjük ki a választott cég véleményét, miket tudnának nekünk speciálisan ajánlani

A szoftverfejlesztés sikeressége az ajánlaton is múlik. Ahogy az előző pontban kiemeltük, fontos a megfelelő kommunikáció vevő és eladó, megrendelő és szolgáltató között. Ezért fontos, hogy a pontos igények megadása mellett kérjük ki a választott cég véleményét, mit is tudnának nekünk ajánlani. A hozzáállásból már rengeteg leszűrhető. Ugyanis ha egy „tökéletes rendszert kapunk, amiben minden benne van”, akkor szólaljon meg a vészcsengő a fejünkben. Ilyen ugyanis nincs: nincs két egyforma ügyfél, két egyforma cég, két egyforma működési mechanizmus – tehát nincsenek egyforma igények sem.

6, Számoljunk el tételesen

Az árajánlat során figyeljünk arra, hogy milyen formában kapjuk a tételeket. Óvatosan mérlegeljünk, ha mindössze 1 tétel szerepel az árajánlatban, és annak összetevőit nem ismerjük vagy ismerhetjük meg. A pénzügyi rész a kiadási oldalon sokkal komolyabb elszámolást igényel, így fontos, hogy tisztában legyünk azzal, mit kapunk a pénzünkért.

7, A siker a csapatmunkában – a felhasználókat is vonjuk be

A dolgozói ellenállás szinte kötelező minden cégnél, ahol kettőnél több ember dolgozik, főleg, ha a cég életét, vagy a jól megszokott munkarendet befolyásoló új dologról van szó. Vagy az újjal van a probléma, a megszokottól való eltérésben, vagy abban, hogy a dolgozó már az ötletnél úgy érzi, hogy ki lesz hagyva a folyamatból, és csak „lenyomják” a torkán az egészet. Fontos, hogy a felhasználóval, a dolgozókkal együtt beszéljék meg a célokat, a funkciókat és az elvárásokat, hiszen ők azok, akik napi szinten használni fogják.

8, Semmi nem megy elsőre – legyen meg a próbaverzió

Fontos, hogy a választott cég rendelkezzen próbaverzióval a megrendelt termékből, hiszen ez is garancia arra, hogy nem engedik el a kezünket a termék elkészülte és kifizetése után. Ráadásul a próbaverzió tesztelése a betanuló idő, amely rendkívül fontos nem csak a szoftver tesztelése szempontjából, hanem a dolgozók képzése szempontjából is.

9, Nem mindenki született zseninek – idő és lehetőség a betanulásra

Ahogy fentebb említettük, a próbaverzió tesztelése a legjobb betanulási időszak. Ez általában 30-60 nap, amelynél kevesebbet nem érdemes elfogadni. Ennyi idő kell a gyártónak is, hogy elvégezze a „ránk szabást”, és biztosak lehetünk benne, hogy nekünk se jutott minden eszünkbe az első alkalommal. Ezért fontos, hogy kellő idő rendelkezésre álljon ahhoz, hogy az összes nekünk fontos funkciót áttanulmányozzuk, és ha akadnak gyerekbetegségek, akkor azt az élesre állítás előtt orvosolják.

10, Ne hanyagoljuk el

Semmi nem megy magától. Szükség van olyan emberre, aki kellő jártassággal ismeri ki magát az új rendszerünkben, és folyamatosan készen álljon, ha valami hibát el kellene hárítani. Egyszerűbb folyamatosan résen lenni és figyelni a dolgozók visszajelzéseit, mint hagyni, hogy a hiba nehezítse a munkát, ami végül a dolgozóknál és akár a szoftverben is nagyobb problémát okoz.

Tervezés, kutatás, elhatározás, együttműködés. Ez a négy alappillér, amire az ITone is alapoz. És hogy miben tud biztosan segíteni, azt itt megtalálja. A szolgáltatókra specializált ajánlatunkért pedig lépj velünk kapcsolatba.